OPINI: Implementasi Kaizen dalam Meningkatkan Kinerja UMKM

Dalam dunia usaha, perbaikan kualitas secara berkelanjutan merupakan hal penting yang menjadi perhatian para pelaku usaha. Perbaikan kualitas dilakukan untuk meningkatkan nilai dari suatu produk atau jasa yang ditawarkan.

Lebih dari itu, perbaikan kualitas yang baik menyebabkan kepuasan pelanggan menjadi lebih tinggi. Pelanggan yang puas cenderung kembali dan membeli ulang serta memberikan rekomendasi positif kepada orang lain. Namun, sebelum sampai pada kepuasan pelanggan, peningkatan kualitas seringkali mengarah pada efisiensi dan efektivitas yang lebih baik dalam produksi dan pelayanan, yang pada akhirnya dapat mengurangi biaya serta meningkatkan kinerja.

Idealnya perbaikan kualitas harus dilakukan secara berkesinambungan. Untuk mencapai keberhasilan dalam perbaikan kualitas tersebut perlu dilakukan usaha yang disebut dengan implementasi kaizen.

Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna “perbaikan terus menerus”. Falsafah kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus menerus yang berkelanjutan. Strategi kaizen adalah manajemen harus memuaskan dan memenuhi kebutuhan pelanggan melalui penyempurnaan mutu, biaya, penjadwalan, pengiriman, dan layanan.

Dalam peningkatan produktivitas, proses kaizen tidak berhenti setelah perbaikan dan pada saat implementasinya saja, tetapi setiap kemajuan akan disatukan sebagai standar prestasi kerja yang baru. Sehingga standar kerja hari ini berlaku sampai ditemukan standar kerja yang baru lagi untuk perbaikan, tidak terputus melainkan continuous improvement. Secara umum, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan atau perubahan untuk menjadi lebih baik yang melibatkan seluruh anggota/karyawan dari manajemen tingkat atas sampai lapisan tingkat bawah yang dilakukan secara konsisten dengan semangat komitmen yang tinggi. Dalam implementasinya, hanya proses dan kegiatan yang benar-benar dibutuhkan untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi yang akan menciptakan nilai bagi pelanggan. Mengeliminasi atau menghapus kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah bahkan yang berdampak pada pemborosan.

Sebagai contoh nyata, pada Juni 2023, Tim Pengabdian Masyarakat dari FBE UAJY melakukan pendampingan dalam implementasi kaizen pada salah satu Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) binaan PLUT Kabupaten Semarang, yaitu Puspita Lukis.

Puspita Lukis adalah UMKM yang fokus pada bidang fesyen, yaitu memproduksi kemeja atau kaus ecoprint daun jati, kebaya atau kaus lukis, dan batik organik. Fokus implementasi kaizen dilakukan pada bagian lantai produksi. Lantai produksi adalah inti dari segala aktivitas atau kegiatan usaha dan efisiensi serta efektivitas operasional yang memiliki dampak langsung terhadap produktivitas, kualitas produk, dan profitabilitas suatu usaha.

Implementasi kaizen pada lantai produksi adalah hasil temuan di lapangan yang menunjukkan bahwa lantai produksi Puspita Lukis tidak rapi, tidak teratur, bahan dan alat produksi tercampur menjadi satu, penyimpanan bahan dan alat tercecer tidak pada satu tempat, buku pesanan tidak tercatat dengan rapi, dan lain-lain. Temuan tersebut membuktikan bahwa proses produksi menjadi lebih lama dan pemilik usaha sulit menemukan bahan dan alat produksi dengan cepat.

Implementasi Kaizen
Dengan temuan yang ada, implementasi kaizen dilakukan melalui pendekatan 5S, yaitu seiri (ringkas), seiton (rapi), seiso (resik), seiketsu (rawat), dan shitsuke (rajin). Tahap pertama, seiri, memisahkan barang-barang yang tidak diperlukan dari barang-barang yang masih diperlukan. Pada tahap ini, kita memilah semua barang yang ada pada area kerja, memilah barang mana yang benar-benar diperlukan. Membuang atau menyimpan dengan benar barang yang tidak diperlukan sehingga area kerja menjadi ringkas.

Tahap kedua, sieton, ada tempat untuk semua barang dan semua barang ada pada tempatnya. Pada tahap ini kita menyusun barang-barang yang diperlukan sehingga mudah diakses. Menentukan tempat untuk setiap barang. Semua barang harus punya lokasi tetap, jumlah tetap dan label atau tanda agar mudah mengidentifikasi serta menjangkau barang tersebut.

Tahap ketiga, seiso, kita menjaga area kerja tetap bersih dan menghilangkan penyebab timbulnya sampah. Membersihkan area kerja secara rutin, tidak hanya mencakup pembersihan, tetapi juga pemeliharaan alat dan peralatan, memastikan semuanya berfungsi dengan baik. Tahap keempat, seiketsu, membuat standar untuk proses 3S pertama agar dapat diulangi dengan konsisten menjadi rutinitas. Caranya dengan membuat jadwal, petunjuk, atau protokol untuk memastikan bahwa 3S pertama diterapkan secara konsisten dan berkelanjutan.

Kelima, shitsuke, membudayakan 4S sebelumnya sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari dan memastikan tetap melaksanakan. Kegiatan 5S adalah bagian dari pekerjaan rutin sehari-hari sehingga tidak ada yang harus diingatkan. Melaksanakan 5S harus dijadikan suatu kebiasaan.

Adanya implementasi kaizen pada Puspita Lukis memberikan angin segar dan ilmu baru dalam proses produksi untuk meningkatkan kualitas dan kinerja. Puspita Lukis sebagai salah satu UMKM binaan dapat mengelola lantai produksi menjadi lebih bersih dan teratur sehingga pergerakan pekerja menjadi lebih efektif serta proses produksi lebih efisien.

Selain itu, pemberian label atau tanda pengenal pada area atau wadah tertentu memudahkan pelaku usaha untuk menyimpan atau mencari barang serta menjaga area agar tetap rapi dan bersih. Adanya papan informasi juga membantu pelaku usaha dalam mengetahui setiap proses pergerakan pesanan mulai dari pesanan diterima hingga pesanan dikirim ke pelanggan sehingga tidak ada lagi pesanan yang terlewat dan terlambat.

Dengan demikian, pendekatan 5S dapat menghasilkan manfaat yang signifikan, termasuk peningkatan produktivitas, pengurangan pemborosan, lingkungan kerja yang lebih aman, dan peningkatan kinerja menjadi tertib. Namun perlu diingat, kesuksesannya sangat bergantung pada keterlibatan dan komitmen dari semua anggota.

Keberhasilan implementasi kaizen dimulai dengan perbaikan yang kecil, inkremental, tetapi konstan. Implementasi kaizen pada kenyataannya dapat meningkatkan kinerja UMKM. Kaizen tidak hanya digunakan untuk UMKM tetapi bisa kita implementasikan dalam kegiatan sehari-hari, agar kegiatan yang kita lakukan adalah kegiatan yang bernilai tambah, bukan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah sama sekali.

Agatha Mayasari
Dosen Departemen Manajemen Fakultas Bisnis dan Ekonomika Universitas Atma Jaya Yogyakarta

Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News